🔧 Panduan Troubleshooting MetaQAP

Cara Menggunakan Panduan Ini

Troubleshooting dirancang berdasarkan gejala yang Anda alami, bukan berdasarkan istilah teknis. Ikuti langkah berikut:

1. Identifikasi Gejala: Cari masalah Anda di daftar kategori di bawah.
2. Ikuti Langkah Diagnostik: Setiap masalah memiliki checklist untuk identifikasi akar masalah.
3. Terapkan Solusi: Pilih solusi yang sesuai dengan hasil diagnostik.
4. Eskalasi Jika Perlu: Jika solusi tidak berhasil, hubungi Admin via Teams dengan informasi diagnostik.

---

📊 Kategori Masalah Umum

1. Masalah Tampilan Data (Dashboard Kosong / Data Tidak Muncul)

Gejala:

• Dashboard menampilkan "No data" atau kartu metrik menunjukkan angka 0.
• Tabel data kosong padahal seharusnya ada data.
• Filter Satker/Tahun tidak menampilkan opsi.

Diagnostik:

Checklist	Cara Cek	Solusi
✅ Role & Permission	Cek pojok kanan atas → Info login Anda menampilkan Role apa?	Jika Role tidak sesuai (misal: seharusnya Operator tapi tampil Guest), logout → login ulang. Jika masih salah, hubungi Admin untuk update role.
✅ Filter Satker Aktif	Lihat dropdown Satker di toolbar → Apakah sudah dipilih?	Global User (Admin Pusat) wajib pilih Satker dulu. Satker User (Operator/PPK) otomatis terkunci pada Satker sendiri (dropdown disabled).
✅ Tahun Anggaran	Cek filter Tahun → Apakah TA yang dipilih memiliki data?	Ganti ke Tahun Anggaran aktif (misal: 2025). Data historis mungkin kosong jika belum ada input.
✅ Koneksi Internet	Buka halaman lain (misal: google.com) → Loading normal?	Jika koneksi lambat, refresh halaman (F5) atau coba lagi 2-3 menit kemudian.
✅ Browser Cache	Tekan Ctrl+Shift+R (Windows) atau Cmd+Shift+R (Mac) untuk hard refresh	Ini akan memuat ulang data terbaru dari server.

Solusi Cepat:

1. Logout → Login ulang.
2. Pilih Filter Satker + Tahun Anggaran yang benar.
3. Hard refresh browser (Ctrl+Shift+R).
4. Jika masih kosong: Hubungi Admin dengan screenshot filter yang dipilih.

---

2. Masalah Upload File / Lampiran

Gejala:

• File tidak bisa diupload (tombol "Upload" tidak merespon).
• Error "File size exceeds limit" padahal file <10MB.
• File berhasil diupload tapi tidak muncul di daftar lampiran.
• Preview PDF tidak bisa dibuka (error 403/404).

Diagnostik:

Checklist	Cara Cek	Solusi
✅ Format File Valid	Pastikan format: PDF, JPG, PNG, DOC, DOCX (hindari file .zip, .exe, .rar).	Konversi file ke format yang didukung.
✅ Ukuran File	Cek ukuran file: Maksimal 10MB per file, total 50MB per transaksi.	Kompres file PDF menggunakan tools online atau split jadi beberapa file.
✅ Nama File	Nama file tidak boleh ada karakter khusus (simbol).	Rename file: Gunakan huruf, angka, dash (-), underscore (_) saja. Contoh: Kuitansi-Nov2025.pdf.
✅ Koneksi SharePoint	Lihat console browser (F12 → tab Console) → Ada error "403 Forbidden" atau "Network timeout"?	403: Hubungi Admin untuk cek permission SharePoint Anda. Timeout: Coba upload saat jam tidak sibuk (pagi/malam).
✅ Browser Kompatibilitas	Gunakan browser modern: Chrome, Edge, Firefox versi terbaru.	Hindari Internet Explorer atau browser lama. Update browser Anda ke versi terbaru.

Solusi Cepat:

1. Rename file → Hapus karakter khusus.
2. Kompres PDF jika >10MB (gunakan smallpdf.com atau ilovepdf.com).
3. Upload ulang dengan koneksi internet stabil.
4. Jika error 403 persisten: Screenshot error → Kirim ke Admin (attach console log dari F12).

---

3. Masalah Form Input (Data Tidak Bisa Disimpan)

Gejala:

• Tombol "Simpan" tidak aktif (disabled/abu-abu).
• Klik "Simpan" tidak ada respon.
• Error "Validation failed" atau "Required field missing".
• Data hilang setelah refresh halaman.

Diagnostik:

Checklist	Cara Cek	Solusi
✅ Field Wajib Terisi	Lihat field dengan tanda bintang merah (*) → Apakah semua sudah terisi?	Isi semua field mandatory. Jika field tertentu tidak relevan, isi dengan "-" atau "N/A".
✅ Format Data Valid	Tanggal: Format DD/MM/YYYY, Nilai: Angka saja (tanpa titik/koma), Kode Akun: Sesuai Master Pagu.	Koreksi format. Jangan ketik manual untuk field dropdown (pilih dari list).
✅ Master Pagu Terpilih	(Khusus SPJ) Apakah Anda sudah memilih Uraian Belanja dari Master Pagu?	Jangan skip langkah ini. Pilih dari dropdown "Uraian Belanja" → Kartu hijau "Terpilih" harus muncul.
✅ Satuan Read-Only	(Khusus SPJ) Apakah field "Satuan" bisa diedit?	Tidak boleh. Satuan auto-fill dari Master Pagu. Jika berbeda dengan bukti fisik, revisi Master Pagu dulu atau pilih akun yang benar.
✅ Concurrent Edit	Apakah orang lain sedang mengedit data yang sama?	Error "Precondition Failed" atau "ETag mismatch" → Tunggu 1-2 menit → Refresh → Edit ulang. Jangan edit bersamaan.

Solusi Cepat:

1. Cek kembali field wajib (bertanda *).
2. Pastikan Master Pagu sudah terpilih (kartu hijau muncul).
3. Jangan edit field yang disabled/read-only.
4. Jika concurrent edit: Refresh → Edit ulang (hindari edit simultan).

---

4. Masalah Pencarian / Filter

Gejala:

• Ketik di search bar tidak ada hasil.
• Filter Tahun/Satker tidak berfungsi.
• Hasil pencarian tidak relevan.
• Dropdown Master Pagu kosong saat search.

Diagnostik:

Checklist	Cara Cek	Solusi
✅ Keyword Valid	Apakah keyword yang diketik sesuai dengan data yang dicari? (misal: cari "Makan Rapat" bukan "MR").	Gunakan keyword lengkap atau kata kunci unik dari uraian belanja.
✅ Cross-Site Query	(Khusus Master Pagu) Apakah dropdown Master Pagu loading terlalu lama (>10 detik)?	Slow query dari Hub Site Perencanaan. Tunggu hingga selesai. Jika timeout, refresh → coba lagi.
✅ Sub-Sekretariat Filter	(Khusus Satker 690861) Apakah filter Sub-Sekretariat sudah dipilih?	Wajib pilih Sub-Sekretariat dulu sebelum search Master Pagu (untuk Sekretariat Utama saja).
✅ Tahun Anggaran	Apakah filter TA sesuai dengan data yang dicari?	Master Pagu per TA berbeda. Pastikan TA filter = TA data yang dicari.

Solusi Cepat:

1. Gunakan keyword spesifik (nama kegiatan, vendor, atau nomor akun).
2. Tunggu loading selesai (spinner hilang).
3. Filter Sub-Sekretariat (jika Satker 690861).
4. Refresh jika dropdown kosong → Coba lagi.

---

5. Masalah Matching SP2D-SPJ

Diagnostik:

Checklist	Cara Cek	Solusi
✅ Nilai Match	Bandingkan Nilai SP2D vs Nilai SPJ → Apakah sama persis?	Selisih >1% → Sistem tidak auto-match. Koreksi nilai SPJ agar sama persis dengan SP2D.
✅ Tanggal Transaksi	Cek Tanggal SP2D vs Tanggal Permohonan SPJ → Selisih >30 hari?	Koreksi tanggal SPJ agar mendekati tanggal SP2D (toleransi sistem: ±30 hari).
✅ Status SPJ	Apakah SPJ sudah berstatus Approved?	SPJ dengan status Draft atau Submitted tidak akan di-match. Selesaikan approval dulu.
✅ Kode Akun	Apakah Kode Akun SPJ sama dengan yang tercantum di SP2D?	Jika berbeda → Manual matching diperlukan. Atau koreksi SPJ agar kode akun sesuai.
✅ Propagasi Data	Tunggu 5-10 menit setelah input SP2D/SPJ → Refresh dashboard → Apakah status Match berubah?	Auto-matching adalah proses async. Tunggu propagasi selesai.

Solusi Cepat:

1. Koreksi nilai SPJ agar sama persis dengan SP2D (tanpa pembulatan).
2. Pastikan SPJ sudah Approved oleh semua pihak (PPK/PPSPM/Bendahara).
3. Tunggu 5-10 menit → Refresh → Cek status Match.
4. Jika tetap Unmatched: Lakukan Manual Matching dari Detail SP2D → Tab "Match SPJ" → Pilih SPJ yang sesuai.

---

6. Masalah Permission / Access Denied

Gejala:

• Error "403 Forbidden" atau "Access Denied".
• Tombol "Tambah" / "Edit" / "Hapus" tidak muncul.
• Halaman blank setelah login.
• Error "You do not have permission to access this resource".

Diagnostik:

Checklist	Cara Cek	Solusi
✅ Role Assignment	Cek info login (pojok kanan atas) → Role apa yang tertera?	Jika role tidak sesuai tugas Anda (misal: seharusnya Operator tapi tertulis Guest), hubungi Admin untuk update role.
✅ Satker Assignment	Apakah Satker Anda sudah terdaftar di sistem?	Login → Cek dropdown Satker → Jika Satker tidak ada, hubungi Admin Pusat untuk registrasi.
✅ SharePoint Permission	Buka link Satker Site (di pojok kiri atas dashboard) → Apakah bisa diakses?	Error 403: Hubungi Admin untuk tambahkan Anda ke SharePoint Site Members. Error 404: Satker Site belum dibuat → Minta Admin buat folder Satker.
✅ Multi-Role Conflict	Apakah Anda punya >1 role (misal: Operator + PPK)?	Sistem default ambil role tertinggi. Jika bermasalah, minta Admin set primary role yang sesuai tugas utama Anda.

Solusi Cepat:

1. Logout → Login ulang.
2. Clear browser cache → Restart browser.
3. Cek role assignment dengan Admin.
4. Jika error 403 persisten: Screenshot error → Kirim ke Admin.

---

7. Masalah Export Data

Gejala:

• Tombol "Export XLSX" tidak ada respon.
• File hasil export kosong atau corrupt.
• Export hanya menghasilkan header tanpa data.
• Error "Export failed" atau timeout.

Diagnostik:

Checklist	Cara Cek	Solusi
✅ Data Tersedia	Apakah tabel menampilkan data? Jika tabel kosong → Export juga kosong.	Pastikan filter Satker/TA sudah benar → Ada data di tabel → Baru export.
✅ Jumlah Data	Berapa banyak data yang akan di-export? >1000 rows?	Data besar (>1000) butuh waktu 10-30 detik. Tunggu hingga download dimulai. Jangan klik tombol berkali-kali (duplicate request).
✅ Browser Popup Blocker	Apakah browser memblokir download? Cek notifikasi browser.	Allow popup/download dari situs MetaQAP. Setting: Browser → Site Settings → Permissions → Downloads: Allow.
✅ Excel Format Kompatibilitas	Apakah file .xlsx bisa dibuka di Excel?	Jika corrupt, coba buka dengan Google Sheets atau LibreOffice Calc. Jika tetap error, hubungi Admin.

Solusi Cepat:

1. Pastikan tabel ada data → Klik Export → Tunggu 10-30 detik.
2. Jika popup blocked → Allow download dari browser.
3. Jika file corrupt → Download ulang atau coba browser lain.
4. Jika timeout (>1 menit tidak ada respon) → Refresh → Export ulang.

---

8. Masalah Performa (Slow Loading / Hang)

Gejala:

• Dashboard loading >10 detik.
• Dropdown lag saat diklik.
• Browser freeze saat scroll tabel.
• Tab browser "Not Responding".

Diagnostik:

Checklist	Cara Cek	Solusi
✅ Internet Speed	Test kecepatan internet (speedtest.net) → Download speed >5 Mbps?	Jika <5 Mbps: Tutup aplikasi lain yang pakai bandwidth (streaming, download). Gunakan koneksi stabil (hindari WiFi publik).
✅ Browser Extensions	Disable semua extension (adblocker, VPN, etc.) → Refresh → Apakah lebih cepat?	Extension yang konflik dengan SharePoint/Graph API dapat memperlambat loading. Disable atau whitelist MetaQAP.
✅ Browser Cache Full	Clear cache browser: Setting → Privacy → Clear browsing data (cache + cookies).	Cache penuh dapat memperlambat rendering. Clear cache → Restart browser.
✅ Data Volume	Apakah filter menampilkan >500 data sekaligus?	Gunakan filter TA/Status untuk kurangi data ditampilkan. Sistem optimal untuk <500 rows per halaman.
✅ Multiple Tabs	Apakah Anda buka >5 tab MetaQAP sekaligus?	Tutup tab yang tidak digunakan. Buka maksimal 2-3 tab untuk performa optimal.

Solusi Cepat:

1. Tutup tab/aplikasi tidak terpakai.
2. Clear browser cache → Restart browser.
3. Gunakan filter untuk kurangi data ditampilkan.
4. Jika tetap lambat: Coba browser lain (Chrome/Edge recommended).
5. Gunakan jam kerja non-peak (pagi/malam) untuk task berat (export data besar).

---

🔄 Alur Diagnosa & Eskalasi Masalah

Start ➜ Identify Symptoms ➜ Quick Fix ➜ Failed? ➜ Escalate

---

📞 Cara Menghubungi Admin (Eskalasi)

Sebelum menghubungi Admin, pastikan Anda sudah:

1. ✅ Ikuti langkah diagnostik di atas.
2. ✅ Screenshot error (termasuk console log jika ada).
3. ✅ Catat informasi: Role, Satker, Browser, Langkah yang sudah dicoba.

---

A. Jalur Eskalasi Berdasarkan Jenis Masalah

Jenis Masalah	Hubungi Siapa	Channel	Respon Time
Master Pagu (mapping, kode akun, hierarki, cross-site query)	Admin Pusat / Perencanaan Pusat	📱 Teams: Master Pagu Hub Group	1-2 hari kerja
Permission/Role (403 error, akses ditolak, SharePoint permission)	Admin Pusat	📱 Teams: Master Pagu Hub Group	1 hari kerja
Input/Edit SPJ (form error, upload gagal, matching issue)	Admin Satker sendiri	📱 Teams: Group Satker Lokal	4-8 jam kerja
General Bug (performa lambat, browser hang, export error)	Admin Satker → Escalate ke Admin Pusat jika perlu	📱 Teams: Group Satker Lokal dulu	1 hari kerja

---

B. Format Laporan Masalah via Teams

1. Untuk Masalah Master Pagu (Post ke Master Pagu Hub Group)

Template Message:

🔴 [URGENT] Troubleshooting - Master Pagu Issue

Masalah: [Jelaskan masalah secara singkat]

Detail:
- Satker: [Kode + Nama Satker]
- Role: [Role Anda]
- Tanggal/Waktu: [Kapan error terjadi]
- Browser: [Nama + Versi]

Langkah yang Sudah Dicoba:
1. [Langkah 1]
2. [Langkah 2]
3. [Langkah 3]

Screenshot/Console Log:
[Attach screenshot + F12 console log]

Urgency Level:
🔴 URGENT (blocking operasional) / 🟠 HIGH (butuh segera) / 🟡 MEDIUM (bisa tunggu 1-2 hari)

cc: @Admin Pusat @Perencanaan Pusat

Contoh Konkrit:

🔴 [URGENT] Troubleshooting - Master Pagu Cross-Site Query Timeout

Masalah:
Dropdown "Uraian Belanja" di Form Tambah SPJ tidak muncul data setelah search >10 detik. Timeout error di console.

Detail:
- Satker: 690861 - Sekretariat Utama
- Role: Operator
- Tanggal/Waktu: 14 Des 2025, 10:30 WIB
- Browser: Chrome 131.0.6778.85

Langkah yang Sudah Dicoba:
1. Refresh browser (Ctrl+Shift+R)
2. Ganti keyword search (dari "Makan Rapat" jadi "Honorarium")
3. Cek koneksi internet (normal, 50 Mbps)
4. Logout-login ulang
5. Coba di Edge browser (sama timeout)

Screenshot/Console Log:
[Attach screenshot console error: "GraphQL query timeout after 15000ms"]

Urgency Level: 🔴 URGENT (blocking input SPJ baru)

Impact: 5 dokumen SPJ pending input karena tidak bisa pilih akun anggaran.

cc: @Admin Pusat @Perencanaan Pusat

---

2. Untuk Masalah SPJ/SP2D (Post ke Group Satker Lokal)

Template Message:

🟠 [HELP] Troubleshooting - SPJ/SP2D Issue

Masalah: [Jelaskan masalah secara singkat]

Detail:
- ID Dokumen: [Nomor SPJ/SP2D yang bermasalah]
- Role: [Role Anda]
- Tanggal/Waktu: [Kapan error terjadi]
- Browser: [Nama + Versi]

Langkah yang Sudah Dicoba:
1. [Langkah 1]
2. [Langkah 2]
3. [Langkah 3]

Screenshot:
[Attach screenshot error]

cc: @Admin Satker

Contoh Konkrit:

🟠 [HELP] Troubleshooting - SPJ Upload Attachment Gagal

Masalah:
File PDF kuitansi (3.2 MB) tidak bisa diupload di Form Edit SPJ. Tombol "Upload" tidak merespon setelah diklik.

Detail:
- ID Dokumen: SPJ-202512-#22
- Role: Operator
- Tanggal/Waktu: 14 Des 2025, 14:15 WIB
- Browser: Chrome 131.0.6778.85

Langkah yang Sudah Dicoba:
1. Rename file (hapus karakter khusus dari nama file)
2. Kompres PDF dari 3.2MB → 2.8MB (masih gagal)
3. Coba upload file JPG (berhasil), tapi butuh PDF
4. Cek console: error "403 Forbidden - SharePoint permission denied"
5. Logout-login ulang (masih sama)

Screenshot:
[Attach screenshot: Console log error 403]

Impact: 1 dokumen SPJ tidak bisa dilengkapi lampiran (status stuck "Belum Diajukan")

cc: @Admin Satker

---

C. Fitur Otomatis: MetaQAP AI Analisis ke Group Teams

Skenario Khusus: Jika masalah Anda terdeteksi oleh MetaQAP AI (misal: selisih SP2D-SPJ >10%, compliance rate <95%, atau anomali data), sistem akan otomatis mengirim laporan analisis ke Group Satker Anda via Teams.

Format Auto-Report (dari MetaQAP AI):

🤖 [MetaQAP AI] Deteksi Anomali - Satker [Nama Satker]

Kategori: 🔴 URGENT / 🟠 MEDIUM / 🟡 LOW
Tanggal Analisis: [YYYY-MM-DD HH:MM]

Ringkasan Anomali:
- [Deskripsi singkat anomali yang terdeteksi]

Detail:
- Dokumen Terdampak: [ID SP2D/SPJ]
- Nilai Selisih: Rp [angka]
- Root Cause: [Estimasi penyebab dari AI]

Rekomendasi Tindakan:
1. [Aksi prioritas 1]
2. [Aksi prioritas 2]
3. [Aksi prioritas 3]

Link Dashboard: [URL MetaQAP AI Dashboard]

cc: @Operator @PPK @PPSPM @Bendahara

Contoh Auto-Report:

🤖 [MetaQAP AI] Deteksi Anomali - Satker BKHIT Sulawesi Utara

Kategori: 🔴 URGENT
Tanggal Analisis: 14 Des 2025, 15:30 WIB

Ringkasan Anomali:
Terdeteksi 3 dokumen SP2D dengan selisih >15% vs. SPJ (total Rp 456 juta). Compliance rate turun dari 98.5% → 94.2%.

Detail:
- Dokumen Terdampak:
  * SP2D-2025-001694 vs. SPJ-202512-#22 → Selisih Rp 303 juta (100%)
  * SP2D-2025-003222 vs. SPJ-202512-#19 → Selisih Rp 80 juta (29%)
  * SP2D-2025-003508 vs. SPJ-202512-#1 → Selisih Rp 73 juta (73%)
  
- Root Cause (Estimasi AI):
  * Nilai SPJ tidak sama persis dengan SP2D (ada pembulatan)
  * Status SPJ masih "Belum Diajukan" (belum approved)
  * Tanggal transaksi SPJ berbeda >30 hari dari SP2D

Rekomendasi Tindakan:
1. Koreksi nilai SPJ #22, #19, #1 agar sama persis dengan SP2D (tanpa pembulatan)
2. Submit SPJ untuk approval ke PPK/PPSPM
3. Re-check tanggal permohonan SPJ (toleransi ±30 hari dari SP2D)
4. Refresh dashboard MetaQAP AI setelah koreksi (tunggu 5-10 menit propagasi)

Link Dashboard: https://meta.minaesa.id/metaqap-ai?satker=690861

cc: @Operator @PPK @PPSPM @Bendahara

---

D. Response Time & Follow-Up

Channel	Response Time	Escalation Path
Teams Group Satker	4-8 jam kerja	Jika >1 hari tidak ada respon → Tag @Admin Satker langsung
Teams Master Pagu Hub	1-2 hari kerja	Jika >3 hari tidak ada respon → Tag @Admin Pusat + @Perencanaan Pusat
MetaQAP AI Auto-Report	Instant (otomatis)	Jika ada anomali kritis → Admin Satker wajib follow-up dalam 24 jam

Follow-Up Protocol:

• Jika belum ada respon dalam waktu ekspektasi → Reply message asli dengan tag ulang.
• Jika masalah URGENT → Gunakan fitur "Mark as Important" (!) di Teams.
• Jika masalah CRITICAL (blocking >10 user) → Tag @Admin Pusat langsung (skip Admin Satker).

---

E. Informasi yang Harus Disiapkan (Checklist)

Before posting to Teams, ensure you have:

Informasi	Cara Mendapatkan	Contoh
✅ Role & Satker	Info login pojok kanan atas	Operator - BKHIT Sulawesi Utara
✅ Error Message	Screenshot pesan error	"403 Forbidden" atau "Validation failed"
✅ Browser & Versi	Setting → About → Versi	Chrome 120.0.6099.129
✅ Console Log	F12 → Tab Console → Screenshot	(wajib untuk error 403/500)
✅ Langkah Reproduksi	Catat urutan aksi yang menyebabkan error	1. Buka SPJ Form, 2. Upload PDF, 3. Error muncul
✅ Dokumen ID	(Jika SPJ/SP2D issue) Nomor SPJ/SP2D yang bermasalah	SPJ-202512-#22 atau SP2D-2025-001694
✅ Impact	Berapa user terdampak / dokumen pending	5 dokumen pending atau 1 user blocked

---

F. Best Practices untuk Komunikasi via Teams

DO's ✅:

• Gunakan format template (lebih mudah dibaca Admin).
• Attach screenshot + console log (visual evidence).
• Tag role yang relevan (@Admin Satker, @Admin Pusat, dll.).
• Tandai urgency level (🔴/🟠/🟡) agar Admin prioritas dengan benar.
• Follow-up jika >respon time ekspektasi.

DON'Ts ❌:

• Jangan kirim "tolong bantu" tanpa detail (Admin tidak bisa diagnosis).
• Jangan spam multiple messages (consolidate jadi 1 post).
• Jangan tag @everyone kecuali CRITICAL (blocking >50% user).
• Jangan kirim file langsung tanpa deskripsi (Admin tidak tahu konteks).
• Jangan by-pass escalation path (Satker issue → langsung ke Admin Pusat tanpa coba Admin Satker dulu).